Nadace Český literární fond

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBÍCH ÚDAJŮ

V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.dubna 2016 o ochraně fyzických osob souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“) zpracovala Nadace Český literární fond se sídlem Praha 2, Pod Nuselskými schody3, IČ: 604 61 152, zapsaná v nadačním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze v oddílu N, vložce 94, dále jen „správce“ nebo „nadace“) tuto informaci o zpracování osobních údajů zejména těchto kategorií subjektů údajů:

  1. zaměstnanci, bývalí zaměstnanci, uchazeči o zaměstnání,
  2. členové volených orgánů, členové expertních komisí,
  3. žadatelé o poskytnutí a příjemci nadačních příspěvků, stipendií, grantů a podpor,
  4. autoři, jejichž autorská díla jsou posuzována v souvislosti s vyhlášenými cenami organizovanými, spoluorganizovanými nadací
  5. smluvní partneři
Osobní údaje zpracovává nadace jako správce.
  1. Právní základ pro zpracování osobních údajů

    Nadace zpracovává osobní údaje subjektů údajů k plnění zákonných povinností, které nadaci plynou ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákona č. 89/2012 Sb. občanský zákoník, jakož i dalších obecně závazných právních předpisů (zejména v oblasti zdravotního pojištění, nemocenského pojištění, sociálního zabezpečení, oblasti daňové, vedení veřejných rejstříků, exekucí a insolvenčního řízení), platného statutu nadace a jejích vnitřních předpisů, k plnění smluvních závazků a ochraně oprávněných zájmů nadace, a to v souladu právními předpisy, zejména Nařízením.

  2. Zpracovávané osobní údaje

    Správce zpracovává osobní údaje, kterými jsou titul, jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa místa pobytu (u cizinců adresu místa, kde se převážně zdržuje a státní občanství, e-mailová adresa, telefonní spojení, číslo bankovního spojení, u právnických osob a fyzických podnikajících osob IČO a DIČ, u autorů, jejichž autorská díla jsou posuzována v souvislosti s vyhlášenými cenami organizovanými, spoluorganizovanými nadací a osob, které se zúčastňují udílení cen a veřejných akcí pořádaných nebo spolupořádaných nadací fotografický a zvukový záznam, videozáznam.

  3. Účel zpracování osobních údajů

    Veškeré osobní údaje budou zpracovávány za zejména účelem

    • u kategorie a) je zejména plnění zákonných povinností v souvislosti s pracovním či obdobným poměrem, plnění smluvních povinností (pracovní smlouvy, dohody apod.)
    • u kategorie b) plnění zákonných povinností ve vztahu k veřejným rejstříkům, zajištění činnosti volených orgánů nadace,
    • u kategorie c) evidence žadatelů, plnění smluvních povinností z uzavřených smluv, ochrana oprávněných zájmů nadace,
    • u kategorie d) evidence autorů posuzovaných děl, plnění závazků v souvislosti s cenami vyhlášenými či podporovanými nadací, řádné předání udělených cen,
    • u kategorie e) řádné projednání, uzavření a plnění smluv uzavřených s nadací

  4. Předávání osobních údajů

    Osobní údaje správce předává těmto subjektům:

    • orgány veřejné správy
    • zdravotní pojišťovny
    • externí poradci nadace (finanční, daňoví a právní) v rozsahu nezbytně nutném pro plnění smluvních povinností
    • dodavatelé databázových či jiných informačních systémů užívaných nadací
    • poskytovatelé datových úložišť
    • administrátor webu

  5. Doba zpracování a uchování osobních údajů

    Osobní údaje zaměstnanců (bývalých zaměstnanců) a členů volených orgánů nadace jsou zpracovávány po dobu trvání pracovněprávního vztahu k nadaci a dále ještě po dobu, kdy mohou být uplatněna jakákoliv práva z těchto pracovněprávních/občanskoprávních vztahů vyplývající nebo s nimi související. Osobní údaje vtělené do dokumentů, pro které jsou zvláštními právními předpisy předepsány delší archivační doby, jsou uchovávány po takto stanovené delší archivační doby.

    Osobní údaje uchazečů o zaměstnání jsou uchovávány pouze po dobu, po kterou je jejich zpracování nezbytné pro vyhodnocení konkrétního výběrového řízení na obsazení pracovní pozice u nadace.

    U ostatních kategorií subjektů údajů po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu, kdy mohou být uplatněna jakákoli práva z těchto vztahů nebo po uloženou archivační dobu, jinak po dobu 10 let

  6. Práva spojená s poskytnutím, evidencí a zpracováním osobních údajů

    Ten, kdo poskytl osobní údaje a jehož osobní údaje jsou uchovávány a zpracovávány má v souladu s příslušnými ustanoveními Nařízení

    • právo na přístup k osobním údajům, což znamená právo žádat u správce informaci zda a v případě, že ano, v jakém rozsahu, za jakým účelem a jakým způsobem jsou jeho osobní údaje zpracovávány a získat kopii osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, u dalších pak správce může požadovat přiměřenou náhradu administrativních nákladů;
    • právo na opravu osobních údajů;
    • právo na výmaz osobních údajů bez zbytečného odkladu, pokud jsou dány důvody podle čl. 17 Nařízení;
    • právo na omezení zpracování osobních údajů v případech dle čl. 18 Nařízení;
    • právo na přenositelnost údajů, tedy právo získat poskytnuté osobní údaje v běžně používaném a strojově čitelném formátu, a žádat o jejich předání jinému správci;
    • právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, kterou lze podat u správce nebo u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který je dozorovým orgánem, a to na adrese www.uoou.cz;
    • právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, které se však neuplatní v případech, kdy jsou tyto údaje zpracovávány na základě jiného titulu, než uděleného souhlasu

  7. S ohledem na účel zpracování osobních údajů je jejich poskytnutí subjektem údajů požadováno z důvodu, že jsou nezbytné pro plnění zákonných a smluvních povinností nadace a k zajištění řádné činnosti nadace v souladu s jejím účelem a nadačním programem, a jako takové je povinné. V případě, že nadace bude užívat osobní údaje k jinému účelu, než který je uveden v této informaci, poskytne neprodleně subjektu údajů informaci o tomto jiném účelu a další informace uvedené v této doložce.